Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA là công việc quan trọng đối với khách sạn, homestay và căn hộ dịch vụ khi cùng lúc bán phòng trên Booking.com, Agoda, Traveloka, Expedia, Trip.com, Airbnb và nhiều kênh khác.
Nhiều người cho rằng kiểm tra phòng trống chỉ đơn giản là đăng nhập vào từng OTA để xem còn bao nhiêu phòng. Tuy nhiên, trên thực tế, con số hiển thị trên OTA chưa chắc đã phản ánh chính xác số phòng vật lý còn lại tại khách sạn.
Muốn kiểm tra chính xác, property cần hiểu rõ sự khác nhau giữa phòng thực tế, inventory được phép bán và availability đang hiển thị trên OTA. Khi phân biệt được ba khái niệm này, khách sạn sẽ dễ phát hiện tình trạng sai tồn phòng, đóng bán nhầm, lệch dữ liệu giữa các OTA và giảm nguy cơ overbooking.
Phòng Trống Trên OTA Có Phải Là Số Phòng Thực Tế Còn Lại Không?
Câu trả lời là không nhất thiết.
Ví dụ, một khách sạn có 10 phòng Standard. Trong đó đã có 5 phòng được khách đặt và 1 phòng đang bảo trì. Như vậy, về mặt vật lý, khách sạn còn 4 phòng chưa được sử dụng.
Tuy nhiên, property có thể chỉ muốn mở bán 3 phòng trên OTA và giữ lại 1 phòng làm buffer để hạn chế rủi ro.
| Chỉ số | Số lượng |
|---|---|
| Tổng Standard Room | 10 |
| Đã có booking | 5 |
| Đang bảo trì | 1 |
| Phòng chưa sử dụng | 4 |
| Inventory được phép bán | 3 |
| Phòng đang mở bán trên OTA | 3 |
Như vậy, khi khách nhìn thấy OTA hiển thị còn 3 phòng, điều đó không có nghĩa khách sạn chỉ còn 3 phòng vật lý.
Đây là lý do property không nên chỉ nhìn vào một con số hiển thị trên OTA rồi kết luận chính xác khách sạn còn bao nhiêu phòng.
Ba Khái Niệm Cần Phân Biệt Khi Kiểm Tra Phòng Trống
Để Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA chính xác, trước tiên cần phân biệt rõ ba khái niệm quan trọng sau.
Phòng thực tế
Đây là tổng số phòng mà khách sạn, homestay hoặc property thực sự sở hữu và vận hành.
Ví dụ, khách sạn có 10 Standard Room thì 10 chính là số phòng vật lý thực tế.
Inventory
Inventory là số phòng có thể được đưa vào quản lý và phân phối để bán sau khi tính đến các yếu tố như booking đã phát sinh, phòng bảo trì, room block hoặc những giới hạn khác.
Availability
Availability là khả năng đặt phòng đang được mở bán trên một OTA, tại một ngày hoặc khoảng thời gian cụ thể.
Availability có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như inventory, rate plan, Stop Sell, Minimum Stay, Closed to Arrival, Closed to Departure và các điều kiện bán khác.
Vì vậy, nguyên tắc quan trọng cần nhớ là:
Phòng thực tế ≠ Inventory ≠ Availability trên OTA.
Hiểu đúng nguyên tắc này sẽ giúp property tránh rất nhiều sai lầm khi kiểm tra tồn phòng trên nhiều kênh.
Có Những Cách Nào Để Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA?
Hiện nay, property có thể kiểm tra phòng trống theo ba cách phổ biến: kiểm tra trực tiếp trên từng OTA, kiểm tra thông qua PMS hoặc sử dụng Channel Manager.
Kiểm Tra Trực Tiếp Trên Từng OTA
Đây là phương pháp đơn giản nhất. Property đăng nhập vào hệ thống quản trị của từng OTA để kiểm tra các thông tin như room type, ngày lưu trú, availability, inventory, rate plan và restrictions.
Cách này có thể phù hợp với khách sạn nhỏ, số lượng OTA ít và booking chưa nhiều.
Tuy nhiên, khi property bắt đầu bán trên nhiều kênh như Booking.com, Agoda, Traveloka, Expedia và Trip.com, việc phải kiểm tra từng hệ thống riêng biệt sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Nếu đang bán trên 5 hoặc 6 OTA, chỉ riêng việc kiểm tra cùng một ngày trên tất cả các kênh cũng đã tạo ra một lượng công việc đáng kể.
Kiểm Tra Qua PMS Có Kết Nối OTA
Một số PMS có khả năng kết nối với OTA hoặc các hệ thống phân phối khác. Khi đó, property có thể theo dõi reservation và inventory tập trung hơn.
Tuy nhiên, cần kiểm tra rõ PMS đang sử dụng hỗ trợ kết nối với những OTA nào và có thể đồng bộ những loại dữ liệu nào.
Không phải PMS nào cũng tự động kết nối với tất cả OTA.
Kiểm Tra Qua Channel Manager
Khi property bán trên nhiều OTA, Channel Manager có thể giúp quản lý inventory và availability tập trung hơn trước khi phân phối dữ liệu đến các kênh được kết nối.
Mô hình có thể hiểu đơn giản:
PMS hoặc Inventory trung tâm
↓
Channel Manager
↓
Booking.com | Agoda | Traveloka | Expedia | Trip.com | Airbnb
Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi khách sạn thường xuyên thay đổi inventory, giá hoặc điều kiện bán phòng.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng chỉ cần sử dụng Channel Manager thì tất cả số liệu trên mọi OTA chắc chắn luôn giống nhau. Room mapping, rate plan, restrictions và cấu hình inventory vẫn cần được thiết lập chính xác.
Làm Sao Kiểm Tra Phòng Trống Trên Booking.com?
Nếu property muốn kiểm tra inventory nội bộ, cần xem các thông tin liên quan đến ngày lưu trú, room type, availability, inventory, rate plan và restrictions trong hệ thống quản trị.
Ngoài ra, khách sạn cũng có thể kiểm tra từ góc nhìn khách hàng bằng cách tìm kiếm theo:
Ngày nhận phòng → Ngày trả phòng → Số khách → Loại phòng
Tuy nhiên, kết quả khách hàng nhìn thấy không nhất thiết phản ánh toàn bộ số phòng vật lý của property.
Ví dụ, OTA hiển thị:
“Chỉ còn 2 phòng.”
Điều này có thể chỉ có nghĩa là tại thời điểm tìm kiếm đó, hệ thống đang cho phép khách đặt tối đa 2 phòng theo điều kiện tìm kiếm tương ứng.
Nó không đồng nghĩa với việc khách sạn chỉ còn đúng 2 phòng chưa sử dụng.
Đang quản lý nhiều OTA và khó kiểm soát?
Khi bán phòng trên nhiều OTA, việc quản lý giá, availability, room type và booking trở nên phức tạp hơn. Chúng tôi hỗ trợ quản lý các kênh OTA và phối hợp hoạt động bán phòng phù hợp với quy mô của từng property.
Làm Sao Kiểm Tra Phòng Trống Trên Agoda?
Tương tự các OTA khác, property có thể kiểm tra availability và inventory thông qua hệ thống quản trị dành cho đối tác.
Khi kiểm tra, không nên chỉ nhìn vào số lượng phòng. Cần xem đồng thời các yếu tố như room type, ngày lưu trú, availability, rate plan, giá, restrictions và trạng thái mở bán.
Nếu Agoda báo hết phòng trong khi PMS hoặc inventory trung tâm vẫn còn phòng, property không nên lập tức tăng số phòng trên Agoda.
Trước tiên cần xác định nguyên nhân vì sao Agoda đang hiển thị khác với hệ thống nội bộ. Có thể vấn đề nằm ở allocation, room type, rate plan, restrictions hoặc trạng thái đồng bộ.
Có Thể Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA Cùng Lúc Không?
Có thể, nhưng cách thực hiện sẽ phụ thuộc vào hệ thống property đang sử dụng.
Không Có Hệ Thống Kết Nối
Nếu không sử dụng PMS có kết nối hoặc Channel Manager, nhân viên thường phải kiểm tra từng OTA riêng biệt.
Ví dụ:
Booking.com → Agoda → Traveloka → Expedia → Trip.com
Cách này vẫn có thể thực hiện được nhưng sẽ mất thời gian hơn khi số OTA và lượng booking tăng.
Có PMS Hỗ Trợ Kết Nối
Property có thể theo dõi dữ liệu tập trung hơn, tùy thuộc vào khả năng tích hợp của PMS.
Có Channel Manager
Inventory và availability có thể được quản lý từ hệ thống trung tâm và phân phối đến các OTA được kết nối.
Có thể so sánh các phương pháp như sau:
| Cách kiểm tra | Kiểm tra nhiều OTA | Quản lý tập trung | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Kiểm tra từng OTA | Có | Không | Property nhỏ |
| Excel | Có | Nội bộ | Theo dõi thủ công |
| PMS có kết nối | Có | Có | Tùy hệ thống |
| Channel Manager | Có | Có | Property bán đa OTA |
Excel có thể giúp property theo dõi inventory nội bộ, nhưng cần nhớ rằng:
Excel không tự động đồng bộ số phòng lên các OTA.
Vì Sao Cùng Một Ngày Nhưng Mỗi OTA Hiển Thị Số Phòng Khác Nhau?
Đây là tình huống khá phổ biến khi khách sạn bán phòng trên nhiều OTA.
Ví dụ, cùng một ngày:
Booking.com: còn 2 phòng
Agoda: còn 3 phòng
Traveloka: còn 2 phòng
Không nên lập tức kết luận rằng một OTA đang bị lỗi hoặc hiển thị sai.
Sự khác nhau có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như:
- Inventory allocation khác nhau.
- Room type khác nhau.
- Rate plan khác nhau.
- Stop Sell.
- Minimum Stay.
- Closed to Arrival.
- Closed to Departure.
- Chương trình khuyến mãi.
- Booking mới vừa phát sinh.
- Dữ liệu chưa đồng bộ.
- Cấu hình kết nối khác nhau.
Ví dụ, property thực tế còn 3 phòng nhưng chỉ phân phối 2 phòng cho một OTA cụ thể. Trong trường hợp đó, OTA hiển thị còn 2 phòng là hoàn toàn có thể xảy ra.
Vì vậy, trước khi thay đổi số phòng trên bất kỳ OTA nào, property nên kiểm tra inventory và restrictions để xác định đúng nguyên nhân.
Làm Sao Biết Số Phòng Trên OTA Có Chính Xác Không?
Property có thể áp dụng quy trình kiểm tra theo 5 bước.
Bước 1: Xác định tổng số phòng thực tế
Ví dụ: 10 Standard Room
Đây là con số gốc để bắt đầu đối chiếu.
Bước 2: Kiểm tra booking đã phát sinh
Giả sử đã có 6 booking.
Khi đó, về lý thuyết: 10 – 6 = 4 phòng
Bước 3: Kiểm tra phòng bị block hoặc bảo trì
Nếu có thêm 1 phòng đang bảo trì: 4 – 1 = 3 phòng
Bước 4: Kiểm tra inventory được phép bán
Property có thể quyết định mở bán cả 3 phòng hoặc giữ lại một phần làm buffer tùy chiến lược vận hành.
Bước 5: Đối chiếu với các OTA
Ví dụ:
| Nguồn | Availability |
|---|---|
| PMS / Inventory | 3 |
| Channel Manager | 3 |
| Booking.com | 3 |
| Agoda | 3 |
| Traveloka | 3 |
Nếu dữ liệu tương đối thống nhất, property có thể tiếp tục theo dõi bình thường.
Tuy nhiên, nếu xuất hiện tình trạng như sau:
| Nguồn | Availability |
|---|---|
| PMS | 3 |
| Channel Manager | 3 |
| Booking.com | 3 |
| Agoda | 2 |
| Traveloka | 3 |
thì không nên lập tức tăng Agoda từ 2 lên 3.
Cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao Agoda đang hiển thị availability khác trước khi điều chỉnh inventory.
Nếu Booking.com Còn Phòng Nhưng Agoda Hết Phòng Thì Làm Gì?
Đây là một trong những tình huống thường gặp khi quản lý nhiều OTA.
Không nên xử lý theo kiểu:
“Agoda hết phòng thì vào tăng thêm phòng.”
Thay vào đó, nên kiểm tra lần lượt các yếu tố sau.
Kiểm tra Room Type
Booking.com và Agoda có đang bán đúng cùng một loại phòng và cùng nguồn inventory hay không?
Kiểm tra Rate Plan
Rate plan tương ứng trên Agoda có đang mở bán hay không?
Kiểm tra Restrictions
Có đang áp dụng Minimum Stay, Stop Sell, Closed to Arrival hoặc điều kiện bán nào khác không?
Kiểm tra Inventory Allocation
Có thể Agoda đang được phân phối ít inventory hơn so với Booking.com.
Kiểm tra Booking Mới
Có booking nào vừa phát sinh nhưng dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ giữa các hệ thống hay không?
Kiểm tra Trạng Thái Kết Nối
Nếu đang sử dụng Channel Manager, cần kiểm tra connection có đang hoạt động bình thường hay không.
Chỉ sau khi xác định nguyên nhân, property mới nên quyết định có cần thay đổi inventory hay không.
Không Có Channel Manager Thì Kiểm Tra Phòng Trống Thế Nào?
Không có Channel Manager vẫn có thể quản lý phòng trống trên nhiều OTA, nhưng property cần xây dựng một quy trình thủ công rõ ràng.
Ví dụ, khách sạn có 10 Standard Room. Có thể duy trì một bảng inventory trung tâm như sau:
| Ngày | Tổng phòng | Đã bán | Blocked | Còn có thể bán |
|---|---|---|---|---|
| 20/09 | 10 | 5 | 1 | 4 |
| 21/09 | 10 | 7 | 0 | 3 |
| 22/09 | 10 | 8 | 1 | 1 |
Sau đó, nhân viên đối chiếu số liệu này với từng OTA.
Quy trình có thể thực hiện theo thứ tự:
Inventory trung tâm
↓
Booking hoặc Cancellation
↓
Tính lại Availability
↓
Cập nhật từng OTA
↓
Kiểm tra lại
Phương pháp này có thể phù hợp với property nhỏ và lượng booking chưa nhiều.
Tuy nhiên, khi số lượng OTA tăng lên, việc kiểm tra và cập nhật thủ công sẽ ngày càng tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót.
Có Channel Manager Thì Kiểm Tra Phòng Trống Như Thế Nào?
Khi có Channel Manager, quy trình quản lý có thể tập trung hơn:
Inventory hoặc PMS
↓
Channel Manager
↓
Các OTA
Property có thể theo dõi inventory và availability từ hệ thống trung tâm tùy vào cấu hình đang sử dụng.
Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra định kỳ các yếu tố như:
- Room mapping.
- Rate mapping.
- Inventory.
- Availability.
- Restrictions.
- Connection status.
Đặc biệt nên kiểm tra kỹ sau khi:
- Kết nối một OTA mới.
- Tạo room type mới.
- Đổi tên room type.
- Thay đổi rate plan.
- Thay đổi PMS.
- Phát sinh lỗi đồng bộ.
Tự động hóa không có nghĩa là không cần kiểm tra.
Một hệ thống có thể đồng bộ dữ liệu rất nhanh, nhưng nếu cấu hình ban đầu sai thì dữ liệu sai cũng có thể được đồng bộ rất nhanh.
Có Nên Kiểm Tra Phòng Trống Bằng Cách Đóng Vai Khách Hàng Không?
Có, nhưng đây chỉ nên được xem là một phương pháp kiểm tra bổ sung.
Ví dụ, bạn tìm kiếm trên OTA:
20/09 → 2 khách → Standard Room
và hệ thống hiển thị: Còn 2 phòng
Thông tin này cho biết khách hàng đang được phép đặt bao nhiêu phòng theo điều kiện tìm kiếm đó.
Nó không nhất thiết phản ánh toàn bộ inventory vật lý của khách sạn.
Vì vậy, cần phân biệt rõ:
Guest View → Kiểm tra khả năng đặt phòng của khách
PMS/Inventory → Kiểm tra tồn phòng thực tế
Channel Manager → Kiểm tra việc phân phối và đồng bộ dữ liệu
Ba phương pháp này phục vụ ba mục đích khác nhau.
Khi Nào Nên Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA?
Không phải lúc nào nhân viên cũng cần ngồi kiểm tra từng OTA liên tục.
Tuy nhiên, nên tăng mức độ kiểm tra vào những thời điểm có rủi ro cao như:
- Cuối tuần.
- Ngày lễ.
- Mùa cao điểm.
- Những ngày gần full phòng.
- Khi có sự kiện lớn tại địa phương.
- Sau khi chạy Flash Sale.
- Sau khi thay đổi giá.
- Sau nhiều booking hủy.
- Khi có phòng đưa vào bảo trì.
- Khi vừa kết nối OTA mới.
- Khi Channel Manager báo lỗi.
Đặc biệt, những ngày có occupancy cao cần được theo dõi kỹ hơn. Chỉ một sai lệch nhỏ về inventory cũng có thể dẫn đến overbooking.
Checklist Kiểm Tra Phòng Trống Hàng Ngày
Đầu Ngày
Nên kiểm tra:
- Arrival.
- Cancellation.
- Room blocked.
- Phòng bảo trì.
- Inventory của từng room type.
- Những ngày có nguy cơ full phòng.
Trong Ngày
Theo dõi:
- Booking mới.
- Cancellation.
- Modification.
- Room change.
- Inventory thay đổi.
- Connection warning nếu sử dụng Channel Manager.
Cuối Ngày
Nên đối chiếu:
- PMS và inventory.
- Channel Manager nếu có.
- Các OTA quan trọng.
- Room type có availability bất thường.
- Những ngày có occupancy cao.
Việc duy trì checklist đơn giản mỗi ngày có thể giúp property phát hiện lỗi sớm hơn thay vì chờ đến khi xảy ra overbooking.
Làm Sao Tránh Kiểm Tra Sai Phòng Trống?
Có 5 nguyên tắc quan trọng nên duy trì.
Có Một Nguồn Inventory Chính
Property cần xác định rõ đâu là nguồn dữ liệu chính để đối chiếu tồn phòng.
Nếu mỗi OTA, Excel và PMS đều có một con số khác nhau mà không biết đâu là nguồn chính, việc kiểm tra sẽ rất dễ rối.
Chuẩn Hóa Room Type
Room type trong hệ thống nội bộ cần được mapping chính xác với room type tương ứng trên OTA.
Ví dụ, Standard Room trong PMS phải được liên kết đúng với Standard Room đang bán trên Booking.com hoặc Agoda.
Phân Biệt Inventory Và Rate Plan
Một room type có thể có nhiều rate plan khác nhau nhưng điều đó không có nghĩa khách sạn có thêm phòng.
Ví dụ, một phòng Standard có thể bán với:
- Flexible Rate.
- Non-refundable Rate.
- Breakfast Included.
- Last Minute.
- Early Bird.
Tất cả các rate plan này vẫn có thể sử dụng chung một nguồn inventory.
Kiểm Tra Restrictions
Có những trường hợp phòng vẫn còn nhưng khách không thể đặt do restrictions.
Ví dụ:
- Stop Sell.
- Minimum Stay.
- Closed to Arrival.
- Closed to Departure.
Vì vậy, thấy OTA hết phòng chưa chắc là inventory đã bằng 0.
Đối Chiếu Định Kỳ
Không nên kiểm tra một lần rồi mặc định rằng dữ liệu sẽ luôn chính xác.
Booking, cancellation, maintenance, thay đổi giá và thay đổi cấu hình đều có thể ảnh hưởng đến availability.
Kiểm Tra Phòng Trống Có Giúp Tránh Overbooking Không?
Có, nếu property kiểm tra đúng và xử lý inventory kịp thời.
Tuy nhiên, kiểm tra phòng trống chỉ là một phần trong quy trình quản lý.
Overbooking vẫn có thể xảy ra do:
- Mapping sai.
- Inventory sai.
- Booking chưa đồng bộ.
- Cancellation xử lý không đúng.
- Nhân viên cập nhật chậm.
- Connection lỗi.
- Mở bán vượt inventory.
Vì vậy, một property bán trên nhiều OTA cần có đầy đủ:
Inventory chính xác → Quy trình cập nhật → Đồng bộ → Kiểm tra → Xử lý ngoại lệ
Chỉ kiểm tra số phòng mà không có quy trình xử lý rõ ràng vẫn chưa đủ để hạn chế overbooking.
Khi Nào Nên Dùng Channel Manager Để Quản Lý Phòng Trống?
Nếu property chỉ có: 5 phòng + 1 OTA + ít booking
thì việc kiểm tra và cập nhật thủ công vẫn có thể phù hợp.
Nhưng nếu property có: 20 phòng + 5–6 OTA + nhiều room type + booking liên tục
thì việc phải kiểm tra từng OTA riêng lẻ sẽ ngày càng mất thời gian.
Channel Manager lúc này có giá trị vì giúp property quản lý và phân phối inventory tập trung hơn.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng:
Có Channel Manager = Không cần kiểm tra.
Cách hiểu đúng là:
Channel Manager giúp giảm công việc kiểm tra và cập nhật thủ công, nhưng property vẫn cần kiểm soát inventory và kiểm tra hệ thống định kỳ.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA
Làm Sao Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA?
Property có thể kiểm tra trực tiếp trên từng OTA, thông qua PMS có hỗ trợ kết nối hoặc sử dụng Channel Manager. Khi bán trên nhiều kênh, một hệ thống quản lý tập trung thường giúp việc theo dõi inventory và availability thuận tiện hơn.
Làm Sao Biết Khách Sạn Còn Bao Nhiêu Phòng?
Cần đối chiếu tổng số phòng thực tế với booking, phòng blocked, phòng bảo trì và inventory được phép bán. Không nên chỉ dựa vào con số hiển thị trên một OTA.
Có Thể Kiểm Tra Booking.com Và Agoda Cùng Lúc Không?
Nếu không có hệ thống kết nối, thường phải kiểm tra từng kênh riêng biệt. Nếu PMS hoặc Channel Manager hỗ trợ kết nối phù hợp, property có thể theo dõi dữ liệu tập trung hơn.
Vì Sao Booking.com Còn Phòng Nhưng Agoda Hết Phòng?
Nguyên nhân có thể đến từ allocation, room type, rate plan, Stop Sell, Minimum Stay, restrictions hoặc dữ liệu chưa đồng bộ. Cần kiểm tra nguyên nhân trước khi tự ý tăng inventory.
Phòng Trống Trên OTA Có Phải Là Phòng Thực Tế Còn Lại Không?
Không nhất thiết. OTA có thể chỉ đang được phân phối một phần inventory hoặc availability đang bị ảnh hưởng bởi rate plan và restrictions.
Không Có Channel Manager Thì Kiểm Tra Phòng Như Thế Nào?
Property có thể kiểm tra từng OTA và duy trì một bảng inventory trung tâm để đối chiếu. Cách này phù hợp hơn với khách sạn nhỏ và lượng booking chưa nhiều.
Channel Manager Có Giúp Kiểm Tra Phòng Trống Không?
Channel Manager có thể hỗ trợ property theo dõi và phân phối inventory, availability tùy theo hệ thống và kết nối. Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra mapping, room type, rate plan và connection để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Vì Sao Mỗi OTA Hiển Thị Số Phòng Khác Nhau?
Có thể do allocation, restrictions, rate plan, room type, promotion hoặc độ trễ đồng bộ. Không nên mặc định một OTA bị sai chỉ vì số phòng hiển thị khác OTA khác.
Bao Lâu Nên Kiểm Tra Inventory OTA?
Không có một tần suất cố định cho tất cả property. Nên kiểm tra thường xuyên hơn vào ngày gần full, cuối tuần, ngày lễ, mùa cao điểm và sau những thay đổi lớn về booking, giá hoặc inventory.
Làm Sao Tránh Sai Tồn Phòng Khi Bán Nhiều OTA?
Property nên có một nguồn inventory trung tâm, mapping room type chính xác, quy trình xử lý booking và cancellation rõ ràng, đồng thời kiểm tra định kỳ giữa PMS, Channel Manager và OTA.
Kết Luận
Kiểm Tra Phòng Trống Trên Nhiều OTA không đơn giản là xem OTA nào đang báo còn bao nhiêu phòng. Muốn kiểm tra chính xác, khách sạn cần hiểu rõ sự khác nhau giữa phòng thực tế, inventory và availability.
Một khách sạn có 10 phòng nhưng OTA chỉ hiển thị còn 3 phòng không có nghĩa khách sạn chỉ còn 3 phòng vật lý. Có thể property đang giữ lại inventory, có phòng bảo trì hoặc chỉ phân phối một phần số phòng cho OTA đó.
Với property nhỏ, việc kiểm tra từng OTA và duy trì một bảng inventory trung tâm vẫn có thể phù hợp. Nhưng khi số lượng OTA và booking tăng lên, PMS hoặc Channel Manager có thể giúp tập trung việc quản lý và giảm bớt các thao tác thủ công.
Quan trọng nhất, khi thấy Booking.com còn phòng nhưng Agoda hết phòng, hoặc mỗi OTA hiển thị một con số khác nhau, property không nên vội vàng chỉnh inventory.
Hãy kiểm tra lần lượt room type, rate plan, allocation, restrictions, booking và trạng thái kết nối để tìm đúng nguyên nhân.
Quản lý tốt availability không chỉ giúp nhân viên biết “còn bao nhiêu phòng”, mà quan trọng hơn là biết chính xác:
Có bao nhiêu phòng đang thực sự được phép bán trên từng OTA tại từng thời điểm.
Đó mới là yếu tố quan trọng giúp property kiểm soát tồn phòng tốt hơn và giảm nguy cơ overbooking khi bán trên nhiều OTA.
Bạn không có thời gian theo dõi OTA mỗi ngày?
Việc vận hành OTA cần theo dõi booking, giá, availability, khuyến mãi, room type và các thay đổi trên từng kênh. Chúng tôi hỗ trợ vận hành OTA thường xuyên để bạn giảm tải công việc và duy trì hoạt động bán phòng ổn định.
