Đưa nhà nghỉ lên các nền tảng OTA là một cách để tiếp cận thêm khách hàng và nhận đặt phòng trực tuyến. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu đăng bán phòng, chủ nhà nghỉ nên chuẩn bị đầy đủ thông tin, hình ảnh, giá phòng và chính sách để hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.
Dưới đây là những việc nhà nghỉ nên chuẩn bị trước khi mở bán phòng trên OTA.
1. Chuẩn bị thông tin cơ bản của nhà nghỉ
Trước tiên, cần chuẩn bị đầy đủ thông tin giới thiệu về cơ sở lưu trú.
Một số thông tin thường cần có gồm:
- Tên nhà nghỉ.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại liên hệ.
- Vị trí trên bản đồ.
- Thời gian nhận phòng và trả phòng.
- Thông tin về khu vực xung quanh.
- Các tiện nghi chung.
- Quy định dành cho khách lưu trú.
Thông tin càng chính xác thì khách càng dễ tìm hiểu và đưa ra quyết định đặt phòng.
2. Xác định các loại phòng đang kinh doanh
Nhà nghỉ nên thống kê rõ mình đang có những loại phòng nào.
Ví dụ:
| Loại phòng | Số lượng | Sức chứa |
|---|---|---|
| Phòng tiêu chuẩn | 5 | 2 khách |
| Phòng đôi | 4 | 2–4 khách |
| Phòng gia đình | 2 | 4 khách |
Mỗi loại phòng nên được tách riêng và có thông tin rõ ràng.
Không nên gộp nhiều loại phòng khác nhau vào một thông tin nếu diện tích, giường hoặc tiện nghi có sự khác biệt đáng kể.
3. Chuẩn bị hình ảnh phòng
Hình ảnh là một trong những yếu tố khách hàng thường xem trước khi quyết định đặt phòng.
Nhà nghỉ nên chuẩn bị hình ảnh thực tế và có chất lượng tốt cho từng loại phòng.
Nên chụp:
- Toàn cảnh phòng.
- Giường ngủ.
- Phòng tắm.
- Khu vực làm việc hoặc bàn ghế nếu có.
- Tủ quần áo.
- Tiện nghi trong phòng.
- Cửa sổ hoặc ban công nếu có.
- Mặt tiền nhà nghỉ.
- Khu vực chung.
Hình ảnh nên sáng, rõ và thể hiện đúng tình trạng thực tế của phòng.
Không nên sử dụng hình ảnh quá khác so với phòng thực tế vì có thể khiến khách cảm thấy không đúng với thông tin đã xem khi đặt phòng.
4. Xác định giá bán phòng
Trước khi mở bán trên OTA, nhà nghỉ cần xác định giá cho từng loại phòng.
Có thể xây dựng mức giá dựa trên:
- Loại phòng.
- Số lượng khách.
- Ngày thường và cuối tuần.
- Mùa cao điểm và thấp điểm.
- Nhu cầu tại khu vực.
- Giá của các cơ sở lưu trú tương tự.
Ngoài giá phòng cơ bản, chủ nhà nghỉ cũng nên xác định trước các mức giá hoặc chương trình khuyến mãi nếu muốn áp dụng.
Điều quan trọng là phải tính toán được giá bán sau khi trừ các chi phí liên quan, thay vì chỉ nhìn vào giá niêm yết.
5. Chuẩn bị tình trạng phòng và số lượng phòng có thể bán
Nhà nghỉ cần biết chính xác mình có bao nhiêu phòng và bao nhiêu phòng có thể đưa lên OTA.
Ví dụ, nhà nghỉ có 10 phòng nhưng chỉ muốn bán 6 phòng trên OTA thì cần thiết lập số lượng phòng bán phù hợp.
Trong quá trình vận hành, số phòng còn trống phải được cập nhật chính xác.
Nếu cùng một phòng được bán trên nhiều kênh mà không quản lý tồn phòng tốt, nhà nghỉ có thể gặp tình trạng overbooking, tức là nhận nhiều booking hơn số phòng thực tế có thể phục vụ.
6. Xây dựng chính sách đặt phòng
Trước khi mở bán, nhà nghỉ nên xác định rõ các chính sách áp dụng cho khách.
Ví dụ:
- Giờ nhận phòng.
- Giờ trả phòng.
- Chính sách hủy phòng.
- Chính sách đổi ngày.
- Chính sách khách đến muộn.
- Chính sách trẻ em.
- Chính sách số lượng khách.
- Quy định về vật nuôi nếu có.
- Các khoản phụ thu nếu phát sinh.
Chính sách càng rõ ràng thì càng hạn chế những hiểu lầm giữa khách và nhà nghỉ.
7. Kiểm tra thông tin tiện nghi
Danh sách tiện nghi cần được kiểm tra trước khi đưa lên OTA.
Ví dụ:
- Wi-Fi.
- Điều hòa.
- TV.
- Tủ lạnh.
- Máy sấy tóc.
- Nước nóng.
- Chỗ đậu xe.
- Lễ tân.
- Thang máy.
Chỉ nên đánh dấu những tiện nghi thực sự có tại nhà nghỉ.
Nếu thông tin trên OTA không đúng với thực tế, khách có thể để lại đánh giá không tốt sau khi lưu trú.
8. Chuẩn bị thông tin thanh toán và vận hành
Ngoài thông tin để đăng bán phòng, nhà nghỉ cũng cần chuẩn bị quy trình xử lý booking.
Cần xác định:
- Ai là người nhận thông báo booking?
- Ai kiểm tra tình trạng phòng?
- Ai liên hệ với khách khi cần?
- Ai xử lý yêu cầu thay đổi hoặc hủy phòng?
- Ai cập nhật giá và số phòng?
- Ai kiểm tra booking mỗi ngày?
Đối với nhà nghỉ nhỏ, một người có thể đảm nhiệm nhiều công việc. Tuy nhiên, vẫn nên có quy trình rõ ràng để tránh bỏ sót booking.
9. Chuẩn bị nội dung giới thiệu nhà nghỉ
Phần mô tả nên giới thiệu ngắn gọn và chính xác về nhà nghỉ.
Có thể tập trung vào những điểm khách quan tâm như:
- Vị trí.
- Loại phòng.
- Tiện nghi.
- Khoảng cách đến các địa điểm nổi bật.
- Phù hợp với nhóm khách nào.
- Điểm đặc biệt của nhà nghỉ.
Nội dung không cần quá dài nhưng phải dễ đọc và đúng với trải nghiệm thực tế.
10. Kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi mở bán
Trước khi chính thức mở bán, nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa.
Checklist trước khi mở bán OTA
Thông tin nhà nghỉ chính xác.
Địa chỉ và vị trí bản đồ chính xác.
Các loại phòng đã được khai báo đầy đủ.
Hình ảnh phòng rõ ràng.
Giá phòng đã được kiểm tra.
Số lượng phòng bán trên OTA chính xác.
Chính sách hủy phòng đã thiết lập.
Giờ nhận và trả phòng đã thiết lập.
Danh sách tiện nghi chính xác.
Thông tin liên hệ chính xác.
Người phụ trách booking đã được phân công.
Sau khi kiểm tra xong, nhà nghỉ có thể bắt đầu mở bán và theo dõi những booking đầu tiên.
Kết luận
Trước khi đăng bán phòng trên OTA, nhà nghỉ không cần chuẩn bị quá nhiều thứ phức tạp. Quan trọng nhất là thông tin chính xác, hình ảnh thực tế, giá phòng rõ ràng, tồn phòng được quản lý tốt và chính sách minh bạch.
Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình vận hành OTA thuận lợi hơn và hạn chế những vấn đề thường gặp như sai giá, sai thông tin phòng hoặc overbooking.
Đối với nhà nghỉ mới bắt đầu, nên triển khai từng bước, kiểm tra kỹ sau khi mở bán và điều chỉnh cách vận hành dựa trên tình hình thực tế.
